3 cosas que debes hacer al final de toda reunión

No des por terminada una junta sin antes asegurarte de estas 3 cosas:

 

Sin importar el tamaño de la empresa o la industria a la que ésta pertenezca, tener reuniones resulta vital para los equipos. La cosa es que no siempre se convocan buenas juntas. Y mucho tiene que ver con la retención de información que los asistentes tienen (o no tienen). Así que para jactarse de haber tenido una buena junta, deberás asegurarte de hacer estas cosas:

 

Que todos sepan los puntos importantes

Para lograr esto, asegúrate de que todos los asistentes sepan los puntos relevantes de la reunión en caso de tener que explicarlos a alguien que no pudo asistir. 5 minutos antes de concluir la reunión, pregúntales a los asistentes qué puntos se tocaron. Anota en un pizarrón lo que vayan diciendo y envía una minuta para que lo tengan en mente. Aquí es importante que se defina cuáles temas se pueden compartir y cuáles no.

Ejemplo de cómo se vería el pizarrón:

  • “Vimos los resultados del mes anterior”.
  • “Hicimos una lluvia de ideas para el nombre del nuevo producto”.
  • “Establecimos la fecha para el boletín de prensa (esto solo lo pueden saber los gerentes)”.

 

Pide retroalimentación

 

Si vas a tener reuniones recurrentes con un mismo equipo, es bueno que en la segunda o tercera junta pidas retroalimentación. Pregúntales si el tiempo con el que se les convoca es suficiente para prepararse o no, si les gustaría tener la reunión en otro lugar u horario, si dejar las preguntas para el final está bien, etc. Toma en cuenta los comentarios y modifica lo que consideres mejor para tu equipo.

 

 

Confirma objetivos y responsables

Antes de hacer el resumen de la junta, confirma las tareas que se establecieron, así como los responsables de llevarlas a cabo. Si hay fechas límites para éstas, también asegúrate de repetirlo. La idea es que cada quien se vaya de la junta sabiendo qué tiene y que hacer y para cuándo. Para este punto también es recomendable que alguien anote la información en una tabla para evitar malentendidos en un futuro.

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