Consejos para llevar un correcto control de viáticos empresariales

Te damos algunos tips para no caer en el caos y la desorganización cuando de viáticos se trata.

 

Los viáticos se definen como sumas de dinero que el empleador reconoce a los trabajadores, para cubrir los gastos que se realizan por temas empresariales. Los más comunes tienen que ver con transporte, alojamiento o alimentación.

Cabe aclarar, que según la Ley del Impuesto Sobre la Renta, los viáticos son deducibles. Y para lograr que lo sean, los trabajadores deben presentar documentación probatoria (CDFI).

Para que este proceso sea sencillo y eficaz, es importante que las empresas definan reglas y políticas, y se las comuniquen a sus colaboradores. Así, no habrá malentendidos y quienes gocen de los viáticos sabrán exactamente qué hacer para deducirlos. A continuación algunos consejos que como empresa, debes tomar en cuenta si quieres tener un control sobre los viáticos:

Evita variación de costos cuando se trate de grupos: Si dos o más personas realizarán un viaje empresarial, procura que viajen el mismo día, por los mismos medios y se hospeden en el mismo lugar para evitar variaciones de costos.

 

Negocia tarifas corporativas: Si tus trabajadores realizarán viajes periódicos, investiga tarifas corporativas con aerolíneas, hoteles y hasta restaurantes.

Crea una política detallada y clara: Escribe un documento donde expliques cuáles gastos son deducibles y cuáles no, y no reembolses aquellos gastos que no entren en la política.

 

Considera las tarjetas corporativas: Para controlar el límite de gastos y recibir estados de cuenta, considera darle a tus trabajadores una tarjeta para pagar sus viáticos.

Pide que los experimentados entrenen a los nuevos: Pídele a aquellos trabajadores que ya tienen experiencia con viáticos que le expliquen a los nuevos cómo se planean los viajes y cómo se presentan las facturas.

 

Opta por un software: Automatiza el proceso de deducción con un sistema ERP en el que los mismos trabajadores puedan subir sus recibos y recibir notificaciones sobre el status de sus facturas.

Si tu empresa contempla viáticos de manera periódica, lo mejor es que tengas un sistema que gestione todo lo relevante a este tema. Así te ahorrarás tiempo, malentendidos y recursos. Contáctanos para solicitar una prueba de nuestro sistema Feraz.

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