Cómo optimizar tus cuentas por pagar en 3 simples pasos

Agiliza tus procesos de cuentas por pagar con estas recomendaciones…

 

Entre las diferentes tareas que el área de tesorería maneja día con día, destacan las cuentas por pagar. Son aquellos pagos que deben realizarse a todo tipo de terceros: desde proveedores hasta prestadores de servicios.

Lo cierto es que procesar y gestionar estas cuentas puede tornarse un proceso tedioso. Por este motivo, se presta a que se cometan errores. Para evitarlo, el departamento de tesorería siempre debe cotejar 3 documentos:

  1. ODC: Se trata del primer documento a la hora de hacer una compra. La Orden de Compra debe hacerla el comprador, y siempre tienes que incluir: Nombre de la empresa que adquiere el producto o servicio, precio, número de orden, método de pago, dirección de facturación y dirección postal.
  2. Recibos del pedido: Este “ticket” es enviado por el vendedor o proveedor y debe incluir la descripción de los productos o servicios que se adquirieron. Recuerda que tanto comprador como vendedor tienen una copia del recibo.
  3. Factura: Este documento muestra toda la transacción. Es el proveedor que debe enviar la factura al comprador. Debe incluir lugar y fecha de emisión, datos fiscales del emisor, método de pago, retenciones, uso de CDFI, etc.

Si cuentas con estos 3 documentos, será más sencillo cotejar la información y proceder al pago. Pues la realidad es que cuando se trata de nómina o proveedores, los pagos deben salir siempre en tiempo y forma.

Una gran manera de optimizar las cuentas por pagar es hacerlo a través de un Sistema ERP. Prueba nuestro módulo Feraz y comprueba por ti mismo lo rápido que es gestionar pagos. ¡Olvídate de hacerlo manualmente!

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5 consejos para mejorar el proceso de tus cuentas por pagar

Te damos algunos tips para que mejores la gestión de las cuentas que debes pagar en tu negocio…

 

Si en tu negocio trabajas mucho con proveedores, es probable que tengas un área de cuentas por pagar. Llevar una administración correcta de estas cuentas es vital, pues no solo ayuda a que tengas una buena relación con tus proveedores, sino que también coadyuva a la salud financiera de tu empresa.

A continuación te damos algunos consejos para que lleves un proceso óptimo de las cuentas por pagar de la compañía:

 

Cuida el equilibrio

Es importante que mantengas siempre un equilibrio entre los ingresos y egresos de la empresa, solo así podrás llevar un perfecto control de tus finanzas. Cuida que los egresos sean menores a los ingresos para evitar deudas.

 

Organiza según las fechas límites de pago

Organiza tus pagos con base en los plazos de pagos que ofrecen tus proveedores. Siempre dales prioridad a aquellas facturas que estén más cerca de vencer.

 

Considera todas las cuentas

Las cuentas por pagar no solo tienen que ver con proveedores, así que considera aquellas cuentas que se realizan con menos frecuencia durante el año. Seguros de autos, impuestos y comisiones son algunas de las cuentas que cabrían en este rubro.

 

Mantén a tu proveedor informado

En caso de retrasos o errores cometidos en el pago de facturas, es importante que informes a tu proveedor. Una excelente manera de hacerlo es tener un sistema ERP al cual puedas darle acceso, así será notificado del status de sus facturas.

 

Automatiza las cuentas

Contar con un sistema contable para gestionar las cuentas por pagar es una gran idea para evitar malentendidos o errores. Otra ventaja es que estos softwares siempre están actualizados con las disposiciones fiscales más recientes, y además, se puede acceder desde cualquier dispositivo.

Si quieres llevar tus cuentas por pagar de la manera más eficiente, adopta un sistema ERP para tu oficina. Contáctanos y prueba nuestro módulo cuentas por pagar.

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