Cómo optimizar tus cuentas por pagar en 3 simples pasos

Agiliza tus procesos de cuentas por pagar con estas recomendaciones…

 

Entre las diferentes tareas que el área de tesorería maneja día con día, destacan las cuentas por pagar. Son aquellos pagos que deben realizarse a todo tipo de terceros: desde proveedores hasta prestadores de servicios.

Lo cierto es que procesar y gestionar estas cuentas puede tornarse un proceso tedioso. Por este motivo, se presta a que se cometan errores. Para evitarlo, el departamento de tesorería siempre debe cotejar 3 documentos:

  1. ODC: Se trata del primer documento a la hora de hacer una compra. La Orden de Compra debe hacerla el comprador, y siempre tienes que incluir: Nombre de la empresa que adquiere el producto o servicio, precio, número de orden, método de pago, dirección de facturación y dirección postal.
  2. Recibos del pedido: Este “ticket” es enviado por el vendedor o proveedor y debe incluir la descripción de los productos o servicios que se adquirieron. Recuerda que tanto comprador como vendedor tienen una copia del recibo.
  3. Factura: Este documento muestra toda la transacción. Es el proveedor que debe enviar la factura al comprador. Debe incluir lugar y fecha de emisión, datos fiscales del emisor, método de pago, retenciones, uso de CDFI, etc.

Si cuentas con estos 3 documentos, será más sencillo cotejar la información y proceder al pago. Pues la realidad es que cuando se trata de nómina o proveedores, los pagos deben salir siempre en tiempo y forma.

Una gran manera de optimizar las cuentas por pagar es hacerlo a través de un Sistema ERP. Prueba nuestro módulo Feraz y comprueba por ti mismo lo rápido que es gestionar pagos. ¡Olvídate de hacerlo manualmente!

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5 consejos para cobrar facturas de la manera más óptima

Te damos algunos trucos para que cobres tus facturas rápida y fácilmente.

 

En nuestro país se emiten alrededor de 14 millones de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet al día (CFDI), lo cual nos posiciona como el segundo país más emisor de facturas electrónicas en el mundo.

Elaborar estos comprobantes no es tarea difícil, en realidad lo complicado viene cuando es la hora de cobrar. Por lo general, el cobro sucede en 30 días. Pero la realidad es que si hay errores en la factura o no llevas a cabo ciertos pasos, es posible que la fecha en que veas llegar tu dinero se atrase cada vez más.

En el caso de las empresas, los retrocesos simplemente no pueden pasar. Por eso te damos algunos consejos para que cobres tus facturas cuanto antes de la manera más óptima:

 

Aclara los términos antes de realizar el servicio

Es importante poner las cartas sobre la mesa con tu cliente. Antes de realizar el servicio, acuerden la cantidad, forma de pago y vencimiento. Recuerda el tema de los impuestos y retenciones al establecer un monto.

 

Pon atención a los detalles

No importa si fue un error de dedo, un error en una factura significa la cancelación de la misma. Esto no solo cuesta dinero, sino también tiempo. Así que para evitar que tu pago se retrase, pon atención a todos los detalles que componen tu factura y no la envíes hasta que estés seguro de que todo está bien.

 

Mándala a quien debes mandarla

Aunque tengas una excelente relación con el dueño de la empresa, la realidad es que debes mandar la factura al departamento de finanzas o administración. Lo que sí puedes hacer es copiar en el correo a tu contacto para que esté enterado del proceso de pago.

 

Opta por un sistema contable

Cuando las facturas se acumulan, lo mejor es optar por un sistema ERP que te ayude a automatizar procesos y operaciones. Lo mejor de estos softwares es que funcionan en la nube, así que puedes acceder a ellos desde donde sea en caso de que lo necesites.

 

Da seguimiento

Asegúrate de confirmar que la persona indicada recibió tu factura, y pregunta por la fecha de pago. Lleva un control de tus facturas en el sistema y accede a cualquiera según fecha de emisión o vencimiento.

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