Ventajas de administrar los viáticos desde un sistema ERP

Gestionar los viáticos en un sistema ERP resulta beneficioso tanto para los jefes como los empleados…

De acuerdo con el artículo 28, fracción V de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, serán deducibles los viáticos o gastos relacionados con viajes en el país o en el extranjero cuando los recursos se destinen a hospedaje, transporte, alimentación, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje.

Cabe mencionar, que al tratarse de una actividad que los empleados de una compañía puede realizar periódicamente, existen diferentes requisitos para su deducción, como lo es el caso de la documentación probatoria (CFDI).

Normalmente, las empresas no cuentan con procesos automatizados para gestionar el tema de los viáticos. Y por esto, la operación se vuelve tardada, complicada y tediosa, no solo para los empleados que pretenden comprobar sus gastos de viaje, sino también para los jefes que deben autorizar y deducir los viáticos.

Afortunadamente, con la llegada de la contabilidad electrónica y los CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet) resultó más sencillo llevar a cabo procesos que tenían que ver con cuentas por pagar y cuentas por cobrar, entre ellas los viáticos. Ahora, a través de los sistemas ERP es posible subir, controlar, revisar y pagar viáticos. Así, este proceso se vuelve mucho más sencillo y óptimo para todos los involucrados. Conoce algunas de las ventajas de contar con un software para gestionar la deducción de viáticos:

 

Disponibilidad

No importa si no estás en la oficina, si es de madrugada o si solo cuentas con tu tablet. Acceder a estos sistemas es posible desde cualquier lugar y dispositivo, lo único que se necesita es una conexión a internet. Olvídate de las instalaciones tardadas y pesadas, consulta todo lo relacionado con viáticos en un sistema 100% en la nube.

 

El empleado es el encargado de subir sus facturas

Para evitar retrocesos y triangulación de información, el empleado que realizó el viaje es el encargado de subir sus facturas en XML o recibos. Así, el proceso de validación y deducción se vuelve más rápido, eficiente y transparente.

 

Seguridad

Dado que la información que se maneja en estos sistemas es confidencial, los datos están encriptados para que nunca sean visibles a terceros sin autorización. De esta forma, tanto el empleado como la empresa quedan protegidos.

 

Reportes

En caso de necesitar un reporte que refleje datos como facturas, transacciones, montos o nombres de los usuarios relacionados con los viáticos, el software genera reportes no solo para la empresa, sino también para el SAT.

 

Notificaciones

El empleado siempre estará enterado del status de sus facturas. Recibirá notificaciones cuando éstas se hayan subido correctamente, cuando estén en proceso de validación y cuando se haya completado la transacción. Así, se evitará la incertidumbre y la molestia de tener que recurrir a correos y llamadas.

 

Soporte

En caso de que surja algún problema con el módulo de viáticos, el sistema ERP ofrece soporte para resolver cualquier cosa que los usuarios necesiten. Así, los usuarios pueden estar tranquilos de que siempre podrán acudir a expertos en caso de dudas.

En Feraz contamos con un Módulo de Viáticos que ofrece estas y otras ventajas. Si los empleados de tu empresa realizan viajes periódicos, entonces este módulo es para ti. Contáctanos para solicitar una prueba de nuestro sistema.

Suscríbete a nuestro boletín

Déjanos tu correo electrónico y descubre los beneficios de contar con un sistema digital
para la administración y contabilidad de tu empresa.

Grupo Administrategia Administrategia VLH RHS Latam AFC Cardumen MeteorIT